Totemo TrustMail® PushedPDF
Um den Inhalt von E-Mails zu sichern, werden heute vier verschiedene Verfahren zur Verschlüsselung eingesetzt; S/MIME, PGP, verschlüsselte Container oder ZIP Anlagen und SSL/TLS gesicherte WebMail E-Mails. S/MIME und PGP sind die etablierten und verbreitesten Standards, über welche mit den meisten externen Kommunikationspartnern problemlos kommuniziert werden kann. Voraussetzung für die Benutzung dieser Technologien ist die Verwendung von Schlüsselpaaren (sog. asymmetrische Verschlüsselung). Obschon S/MIME in jedem aktuellen E-Mail Client standardmässig implementiert ist, ist der Betrieb ohne entsprechendes Know-how oder unterstützende Produkte nicht immer einfach (Zertifikatsverwaltung, Einträge im Adressbuch, etc.) und benutzerfreundlich.
Der Einsatz von verschlüsselten Containern oder ZIP Anlagen bedingt den Einsatz von dedizierten Softwarekomponenten oder Plug-Ins sowohl beim Sender wie auch beim Empfänger. Bei den meisten Benutzern ist eine solche proprietäre Software nicht vorhanden und kann teilweise wegen fehlender Administratorenrechte auch nicht installiert werden.
SSL/TLS geschützte WebMail Applikationen können ganz einfach im Unternehmen implementiert werden und sind für die externen Kommunikationspartner sehr einfach zu bedienen. Um ein geschütztes WebMail E-Mail lesen zu können, muss der externe Kommunikationspartner zwingend online sein. Totemo TrustMail® bietet in der eigenen WebMail Applikation zusätzlich die Möglichkeit, die vertraulichen E-Mails als HTML-, EML- oder PDF-Datei auf den eigenen Rechner herunterzuladen und lokal zu speichern um damit auch den offline Zugang zu den vertraulichen Nachrichten zu ermöglichen.
Totemo erweitert die bestehende Konvertierung einer E-Mail in ein PDF Dokument und macht daraus eine weitere Verschlüsselungsoption für externe Kommunikationspartner; die zu schützende E-Mail inklusive aller Anhänge wird in ein PDF Dokument umgewandelt, mittels frei konfigurierbarem symmetrischen Algorithmus verschlüsselt und schlussendlich als Anhang einer E-Mail dem externen Kommunikationspartner zugestellt. Die einzige Voraussetzung für den Empfang eines solchen Dokuments ist ein herkömmlicher, kostenloser PDF Reader wie z. B. der Acrobat Reader von Adobe. Da sich PDF als De-facto-Standard für den Austausch von Dokumenten über das Internet entwickelt hat, sind die meisten PDF Reader für die unterschiedlichsten Plattformen (wie z.B. Linux, UNIX, MAC, Windows, Windows Mobile, Symbian, BlackBerry, etc.) frei erhältlich.